Kassensicherungsverordnung

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Ihre Kasse muss in

KassenSichV konform sein

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Was ist die KassenSichV Kassensicherungsverordnung?

Die Kassensicherungsverordnung in eine Verordnung des Finanzministeriums, die neue Standards zur Verhinderung von Manipulationen an Registrierkassen verbindlich vorschreibt. Die KassenSichV vom 26.9.2017 basiert auf dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 16.12.2016. Dieses Gesetz wird auch Kassengesetz oder KassenG genannt.

Ab dem 1.1.2020 müssen in Deutschland Registrierkassen, deren Bauart es technisch zulässt, mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Die Sicherheitseinrichtung speichert die Transaktionen der Kasse auf ihrem internen Speicher und liefert einen Code zurück an die Kasse. Dieser Code ist auf jeden Verkaufsbeleg zu drucken. Die Daten werden in einem unveränderbaren Protokoll gespeichert, das für das Finanzamt exportierbar sein muss.

Aktuell ist eine Verschiebung in der Diskussion, weil alle Beteiligten (Finanzministerium, Hersteller der TSE, Kassenhersteller, Händler) in Verzug sind und abzusehen ist, dass die Umstellung von ca. 2 Mio. Kassen in Deutschland zum 1.1.2020 unrealistisch ist.

Übergangsfrist

Nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschaffte Registrierkassen, welche die Anforderungen der GoBD erfüllen, aber bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, so dass sie die Anforderungen des § 146a AO nicht erfüllen, dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden.

Die Nachweise des Vorliegens dieser Voraussetzungen sind für die jeweils eingesetzte Registrierkasse der Systemdokumentation beizufügen (z.B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers). Von der Ausnahmeregelung sind PC-Kassensysteme nicht umfasst.

Hintergrund

Die sogenannte Fiskalisierung von Registrierkassen ist nicht neu in Europa. Bereits seit Anfang der 1980er Jahre werden Fiskalspeicher in Italien genutzt. Es folgen Griechenland und osteuropäische Länder. Deutschland ist eines der letzten Länder in Europa, das eine Fiskalisierung von Registrierkassen einführt.

Leider konnten sich die Finanzministerien in der EU nicht auf einheitliche Standards einigen. So hat jedes Land seine eigenen Fiskalisierungsvorschriften entwickelt. Dabei kommen ganz unterschiedliche Technologien zum Einsatz.

In Italien sind Fiskaldrucker vorgeschrieben. Diese Drucker beherbergen einen Fiskalspeicher, der die Transaktionen unveränderbar und dauerhaft aufzeichnet.

In Schweden, Belgien und Portugal kommen z.B. Control Unit Boxen zum Einsatz. Dies sind separate Minicomputer, die nicht nur die Belegsignaturen liefern, sondern die die Transaktionen auch speichern und online an das Finanzamt übertragen. Das Finanzamt hat so die Möglichkeit, in mehr oder weniger Echtzeit zu überprüfen, ob eine an der Kasse durchgeführte Transaktion auch tatsächlich gespeichert wurde. Finanzbeamte sind für diese Kontrolle mit entsprechenden Apps ausgestattet.

In Deutschland wurde die Einführung der Fiskalisierung von Registrierkassen in den letzten Jahren vorangetrieben, da zahlreiche und auch große Kassenhersteller ihre Systeme nicht hinreichend gegen die Löschung von Buchungen abgesichert hatten. Die Grenze zwischen Fahrlässigkeit und Vorsatz dürfte hier fließend gewesen sein.

Vorstufen der KassenSichV in Deutschland waren der GDPdU Export (2002 – 2015), der dem Finanzamt erstmals Zugriff auf einen strukturierten Export von Umsatzdaten ermöglichte. Die GDPdU wurden später durch die GoBD abgelöst. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind so wie auch die GDPdU nur eine Verwaltungsvorschrift des Finanzministeriums. Sie sind weder eine Verordnung noch ein Gesetz. Erst das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 16.12.2016 ermöglichte den Erlass der Kassensicherungsverordnung.

Bereits die GoBD schreiben die Unveränderbarkeit von Kassentransaktionen vor. Dies wäre technisch für den manipulationsfreien Betrieb einer Kasse ausreichend, wenn der Kassenhersteller dies entsprechend sicherstellt. Ohne ein externes Gerät wie die Sicherheitseinrichtung ist die tatsächliche Gewährleistung des Manipulationsschutzes für das Finanzamt aber nur schwer zu überprüfen.

GoBD

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind lediglich eine Verwaltungsvorschrift des Finanzministeriums. Sie haben daher auch nicht die durchsetzbare Wirkung einer Verordnung oder eines Gesetzes. Dennoch ist jeder Gewerbetreibende gesetzlich gemäß der Abgabenordnung zur Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) verpflichtet. Es wäre also keine gute Idee, gegen allgemein anerkannte Grundsätze der GoBD zu verstoßen.

Zu den allgemein anerkannten Grundsätzen der GoBD gehört die Unveränderbarkeit der Kassenbelege sowie eine Einzelaufzeichnungspflicht. Lediglich die Speicherung von kumulierten Umsätzen (Z-Bericht) reicht nicht aus. Weiterhin müssen die Umsatzdaten in einem bestimmten Format exportierbar sein.

Verschiedene Anforderungen an Registrierkassen bleiben im Schreiben des Finanzministeriums vom 14. November 2014 vage und unklar.

Insofern schaffen die GoBD noch keine Rechtssicherheit. Diese wäre im Zweifel durch Richterrecht zu klären.

Wenn also ein Kassenhersteller damit wirbt, dass seine Software GoBD konform ist, dann ist dies mangels klar definierter Standards nicht nachweisbar. Die Aussage könnte höchsten widerlegt werden, indem z.B. Umsatzdaten im Nachhinein undokumentiert veränderbar sind. Die einzig auf einfache Weise zu überprüfende Funktion ist der GoBD Export, der mit der Software des Finanzamts (IDEA) einlesbar sein muss.

Technologie

Ziel der Kassensicherungsverordnung ist, nachträgliche Manipulationen an Umsatzdaten herausfinden zu können. Die Überprüfung erfolgt in einem exportierbaren Journal, das durch das Finanzamt mit einer Prüfsoftware auf Veränderungen und Lücken geprüft werden kann.

Jede Kassenbuchung wird mit einer elektronischen Signatur versehen. Die Signatur funktioniert nach dem Blockchain Prinzip. Bei der Generierung der Signatur werden nicht nur Bestandteile des aktuellen Verkaufsbelegs herangezogen, sondern auch die Signatur des vorherigen Belegs. Weiterhin ist die externe, durch die Kassensoftware nicht manipulierbare, Sicherheitseinrichtung in die Signaturerstellung eingebunden. Die Signatur wird verschlüsselt im Journal gespeichert.

Wenn Transaktionen im Journal manipuliert werden, ist die Kette der Signaturen nicht mehr konsistent. Es kann mit einer Prüfsoftware auf Knopfdruck herausgefunden werden, an welcher Stelle die Manipulation stattgefunden hat.

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Die in der Verordnung vorgeschriebene Sicherheitseinrichtung ist für die Erstellung der Signatur und die Speicherung des Journals zuständig.

Die Sicherheitseinrichtung muss als zusätzliche Hardware gekauft werden oder sie wird als Cloud Lösung bezogen. In Österreich wurde die Umstellung der Kassen mit EUR 200 pro Kasse bezuschusst. Dies ist in Deutschland derzeit nicht vorgesehen.

Es kommen also in jedem Fall zusätzliche Kosten auf die Betreiber von Registrierkassen zu.

Die Sicherheitseinrichtung muss für die Registrierkasse für jeden Abschluss einer Transaktion erreichbar sein.

Beim direkten Anschluss der Sicherheitseinrichtung per USB an die Kasse ist die Sicherheitseinrichtung bei Ausfall des Netzwerks oder der Internetverbindung nicht betroffen.

Da die Sicherheitseinrichtung nur die Größe eines USB Sticks oder SD Karte hat, ist sie i.d.R. problemlos unterzubringen.

Für Kassen, die keinen vollwertigen USB Anschluss haben (iPads) oder die an einem Server hängen, wird die Möglichkeit bestehen, die Signatur über eine Funkverbindung bzw. über das lokale Netzwerk oder über das Internet zu empfangen.

Die Signaturerstellung über das Internet ist von der Verfügbarkeit der Internetverbindung abhängig.

Verfalldatum von Sicherheitseinrichtungen

Die Sicherheitseinrichtungen werden ein Verfalldatum haben. Noch steht nicht fest, wie lange dies sein wird. Es sind 3-7 Jahre in der Diskussion.

Bei erwarteten Anschaffungskosten von € 200 - € 300 für eine USB/SD Sicherheitseinrichtung stellt dies eine finanzielle Belastung für Betreiber von Registrierkasse dar.

Wenn die Absicherung der Belegdaten nicht durch eine TSE stattfindet, die vor Ort an die Kasse angeschlossen ist (USB, SD Karte), sondern wenn die Signatur über einen Cloud Service erfolgt, dürfte die anfängliche Investition i.d.R. geringer ausfallen, jedoch fallen i.d.R. monatliche Gebühren für diesen Service an. Ob die gesamten Kosten über 3 bis 7 Jahre eines Cloud Services höher oder niedriger sind als die einmalige Anschaffung einer TSE für diesen Zeitraum, wird vom jeweiligen Anbieter abhängen.

Belegausgabepflicht

Im Rahmen der Kassensicherungsverordnung wird eine allgemeine Belegausgabepflicht eingeführt.

Der Beleg muss die Seriennummer der Kasse oder der technischen Sicherheitseinrichtung, den Signaturzähler und einen Prüfwert enthalten.

Wenn der Beleg dem Kunden elektronisch, z.B. als PDF, zugestellt wird, ist ein Papierausdruck nicht mehr erforderlich.

Es gibt wenige Ausnahmefälle, in denen ein Antrag auf Befreiung der Belegausgabepflicht gestellt werden kann.

Datenspeicher

Die abgesicherten Daten müssen zu jedem Zeitpunkt für das Finanzamt zum Export zur Verfügung stehen.

Die Daten werden entweder lokal auf der TSE Hardware gespeichert oder sie werden regelmäßig und automatisiert aus der TSE in einen externen Speicher exportiert. Dabei kann der Speicherplatz auf der TSE wieder freigegeben werden.

Alternativ kann eine Absicherung ohne lokale TSE in einem reinen Online-Speicher erfolgen.

Wenn kein Cloud Speicher oder kein Speicher im „Backend“ der Kasse zur Verfügung steht und alle Daten ausschließlich lokal auf der Kasse gespeichert werden, muss eine neue TSE gekauft werden, wenn der Speicher voll ist.

Wenn ein Backend zur Verfügung steht, können die Daten von der TSE dorthin exportiert werden und der Speicherplatz auf der TSE kann wieder freigegeben werden.

Reine „Stand-Alone“ Kassen, die über keinerlei Anbindung an eine externe Datenbank (Backend / Management Zentrale) verfügen und die keinen Cloud Service für die Absicherung der Daten nutzen, haben insofern den Nachteil, dass der Datenspeicher der TSE irgendwann voll ist und dass er abhanden kommen kann. Auch wird der Betrieb unterbrochen, wenn ein Betriebsprüfer die Daten, die mehrere Gigabyte umfassen können auslesen will.

Anmeldung beim Finanzamt

Jede Registrierkasse muss eine Seriennummer haben. Mit dieser Seriennummer muss die Registrierkasse bei der Inbetriebnahme beim Finanzamt angemeldet werden.

iPad Kassen im Offline Betrieb

iPads haben keinen vollwertigen USB Port, über den beliebige externe Geräte gesteuert werden können.

Dies bedeutet, dass die technische Sicherheitseinrichtung nicht über den USB Port eines iPads betrieben werden kann.

Eine iPad Kasse muss daher notgedrungen über eine Funkverbindung, z.B. WLAN bzw. über eine Internetverbindung oder über eine Netzwerkverbindung mit der Sicherheitseinrichtung kommunizieren.

Wenn die Verbindung zwischen Kasse und Sicherheitseinrichtung, z.B. durch eine WLAN Störung instabil oder verzögert ist, kann dies zu Latenzen bei der Bedienung der Kasse führen.

Dies liegt daran, dass gemäß der Technischen Richtlinie des BSI TR-03153 die Kasse unmittelbar mit Beginn und mit Beendigung eines aufzuzeichnenden Vorgangs die Protokollierung des Vorgangs in der Technischen Sicherheitseinrichtung zu starten hat.

Wenn die Verbindung zu der Technische Sicherheitseinrichtung aber gestört ist, könnte dies zu Verzögerungen führen.

Wenn sich die TSE in der Cloud befindet, dürfte ein regelmäßiger dauerhafter Offlinebetrieb von iPad Kassen daher ab dem 1.1.2020 nach aktuellem Stand der Technik und Verordnung nicht mehr zulässig sein.

Wenn die technische Sicherheitseinrichtung nicht mehr erreichbar ist, weil z.B. die Funkverbindung bzw. die Internet- oder Netzwerkverbindung zu dieser unterbrochen ist, darf die Kasse zwar vorübergehend weiter betrieben werden, der Unternehmer hat aber unverzüglich die jeweilige Ausfallursache zu beheben, Maßnahmen zu deren Beseitigung zu treffen und dadurch sicherzustellen, dass die Anforderungen des § 146a der Abgabenordnung (inklusive der Belegsignatur) schnellstmöglich wieder eingehalten werden.

Es dürfte also nicht zulässig sein, eine Kasse, die während des Betriebs keine Verbindung zu einer TSE hat, geplant und regelmäßig offline zu betreiben, um erst am Tagesende die Kasse wieder ins Internet zu bringen, damit die Belege nachträglich an die TSE gesendet werden.

Kassen mit vollwertigen USB Anschlüssen (z.B. PC Kassen) können ihre Offlinefähigkeit bei entsprechender Konfiguration mit einer lokalen USB-TSE jedoch auch nach dem 1.1.2020 im Dauerbetrieb behalten, da die gesetzeskonforme Absicherung der Belege nicht von einer laufenden Anbindung an ein Internet / Netzwerk / Funkverbindung abhängig ist und die Kasse lediglich über USB oder SD Slot mit der TSE und dem Drucker kommunizieren muss.

Die einzige derzeitige Möglichkeit, eine iPad Kasse steuerkonform im regelmäßigen geplanten Offlinebetrieb dauerhaft zu betreiben, dürfte die Verwendung einer lokalen TSE, die z.B. auf einem lokalen Server läuft oder in einen speziell konzipieren Belegdrucker integriert ist sein.

Browser Kassen

Es gibt Kassen, deren Nutzeroberfläche vollständig in einem Internet Browser läuft.

Es bleibt abzuwarten, ob Browser Kassen die Absicherung der Daten in der Cloud vornehmen und damit die für iPads beschriebenen Einschränkungen im Offline Betrieb haben werden, oder ob sich Browser Kassen auch lokaler Sicherheitseinrichtungen (USB, Drucker, Server) bedienen werden.

"Einfache" Kassen ohne Management Zentrale

Im Zuge der GoBD mussten einfache Kassen, die häufig für unter € 300 erhältlich waren und keine Datenexport Schnittstelle besaßen bereits gegen GoBD konforme Kassen ausgetauscht werden.

Für solche Kassen gibt es eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022, wenn sie nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden und bauartbedingt nicht mehr aufrüstbar sind. Nach dem 1.1.2020 dürfen diese Kassen nicht mehr verkauft werden.

Diese einfachen Kassen müssen einen im GoBD Format exportierbaren Datenspeicher besitzen.

Einfache Kassen, die ab dem 1.1.2020 verkauft werden, müssen neben dem exportierbaren Speicher der Technischen Sicherheitseinrichtung auch wie alle anderen Kassen einen exportierbaren DSFinV-K Export vorhalten.

Es müssen also 2 Exporte zur Verfügung stehen. Da der DSFinF-K Export nicht auf der Speicherkarte der TSE vorgehalten wird, muss die Kasse dann wahrscheinlich 2 Speicherkarten für den Export vorhalten.

Dies stellt den Betreiber vor gewisse Herausforderungen, wenn eine der Speicherkarten voll ist.

Bargeldlose Kassen

Die Kassensicherungsverordnung gilt auch für Bargeldlose Kassen, die bargeldähnliche Zahlungsvorgänge abwickeln wie Geldkarten, virtuelle Konten oder Bonuspunktesysteme von Drittanbietern, sowie an Gelds statt angenommener Gutscheine, Gutscheinkarten, Bons, und dergleichen.

Automatenkassen

Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungssysteme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Taxameter und Wegstreckenzähler sowie Geld- und Warenspielgeräte sind von der Kassensicherungsverordnung nicht erfasst.

Lokale vs. Cloud Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Technik, Vor- und Nachteile.

  Cloud TSE (über Serviceanbieter) Direkt an die Kasse angesteckte TSE mit externem Datenspeicher Direkt an die Kasse angesteckte TSE ohne externem Datenspeicher
Wie sieht die TSE aus? Liegt in der Cloud. Keine Hardware vor Ort. Sieht aus wie ein handelsüblicher USB Stick oder wie eine SD Karte. Der Stick bzw. die SD Karte enthält sowohl einen Speicher also auch ein Sicherheitsmodul (Prozessor) Sieht aus wie ein handelsüblicher USB Stick oder wie eine SD Karte. Der Stick bzw. die SD Karte enthält sowohl einen Speicher also auch ein Sicherheitsmodul (Prozessor)
Wie ist die TSE mit der Kasse verbunden? Über das Internet Direkt mit USB oder SD Karte Direkt mit USB oder SD Karte
Wo wird die Signatur für jeden Beleg erstellt? In der Cloud Auf dem USB Stick oder auf der SD Karte Auf dem USB Stick oder auf der SD Karte
Wo werden die signierten Belege langfristig gespeichert? In der Cloud des Serviceanbieters und / oder auf einem eigenen Speichermedium Auf einem eigenen Speichermedium (z.B. Backend der Kassensoftware) Auf der TSE
Kann der Datenspeicher volllaufen? Nein Nein Ja
Wem gehört die TSE? Dem Serviceanbieter Dem Steuerpflichtigen Dem Steuerpflichtigen
Einmalige Anschaffungskosten Abhängig vom Serviceanbieter (i.d.R. keine oder gering) Voraussichtlich zwischen € 200 - € 300 Voraussichtlich zwischen € 200 - € 300
Laufende Kosten für die TSE I.d.R. ja Nein Nein
Verfalldatum der TSE Keines Voraussichtlich 3-7 Jahre Voraussichtlich 3-7 Jahre
Wird eine Internetverbindung für die Belegsignatur benötigt? Ja Nein Nein
Was passiert, wenn die Internetverbindung ausgefallen ist? Die Kasse darf vorübergehend weiter betrieben werden, jedoch hat der Steuerpflichtige unverzüglich den Mangel zu beheben, so dass die Anforderungen des § 146a der Abgabenordnung schnellstmöglich wieder eingehalten wird.

Die Belege werden in der Zwischenzeit entsprechend gekennzeichnet.
Keine Auswirkung auf die Belegsignatur. Keine Auswirkung auf die Belegsignatur.
Was passiert, wenn die TSE selber ausgefallen ist? Die Kasse darf vorübergehend weiter betrieben werden, jedoch hat der Steuerpflichtige unverzüglich den Mangel zu beheben, so dass die Anforderungen des § 146a der Abgabenordnung schnellstmöglich wieder eingehalten wird.

Die Belege werden in der Zwischenzeit entsprechend gekennzeichnet.
  • Cloud Service Anbieter behebt den Ausfall.
Die Kasse darf vorübergehend weiter betrieben werden, jedoch hat der Steuerpflichtige unverzüglich den Mangel zu beheben, so dass die Anforderungen des § 146a der Abgabenordnung schnellstmöglich wieder eingehalten wird.

Die Belege werden in der Zwischenzeit entsprechend gekennzeichnet.
  • An den Kassenanbieter wenden. Ggf. wird eine neue TSE benötigt.
Die Kasse darf vorübergehend weiter betrieben werden, jedoch hat der Steuerpflichtige unverzüglich den Mangel zu beheben, so dass die Anforderungen des § 146a der Abgabenordnung schnellstmöglich wieder eingehalten wird.

Die Belege werden in der Zwischenzeit entsprechend gekennzeichnet.
  • An den Kassenanbieter wenden. Ggf. wird eine neue TSE benötigt.
Welche Störquellen kommen bei der Belegsignatur in Frage? Cloud TSE, Internetverbindung, Kassensoftware Lokale TSE, Kassensoftware Lokale TSE, Kassensoftware
Ist mit einer Verzögerung des Buchungsvorgangs durch den Signaturvorgang zu rechnen? Wenn die Internetverbindung stabil ist, gering. Gering Gering
Können Daten abhanden kommen? Sehr geringes Risiko Sehr geringes Risiko bei regelmäßigem automatisierten Export in den externen Speicher in kurzen Abständen (abhängig vom Kassenanbieter) Daten gehen verloren, wenn die TSE abhanden kommt
Hardware Voraussetzungen Verfügbar für alle Plattformen (iOS, PC, Android, etc.) Verfügbar für Hardware mit vollwertigem USB oder SD Karten Port (insb. PC Kassen). Nicht verfügbar für iPads. Verfügbar für Hardware mit vollwertigem USB oder SD Karten Port (insb. PC Kassen). Nicht verfügbar für iPads.

Als weitere Option besteht die Möglichkeit, eine physische lokale TSE zu verwenden, die nicht direkt an die Kasse angeschlossen ist, sondern auf einem lokalen Server (z.B. PC) oder in einem speziell konzipierten Drucker läuft. Diese Variante ist auch vom Internet unabhängig und grundsätzlich technisch auch für iPads realisierbar.

Welche der obigen TSE Anbindungen für ein Kassensystem zur Verfügung steht, hängt von der Hardware und von der von der Kassensoftware unterstützen Variante ab.

TSE kaufen

Wo kann ich eine TSE kaufen?

Sie sollten die TSE nur über Ihren Kassenlieferanten bzw. in Abstimmung mit diesem kaufen. Auch wenn die TSE der verschiedenen Hersteller sich optisch gleichen, hat jeder Hersteller eine etwas unterschiedliche Schnittstelle und es ist nicht gewährleistet, dass jede TSE zu Ihrem Kassensystem passt.

DSFinV-K Export

DSFinV-K ist die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme. Dies ist die Taxonomie, nach der die Transaktionsdaten der Kassen und Aufzeichnungssysteme einheitlich gespeichert werden müssen.

Die einheitliche Speicherung ermöglicht den Finanzbehörden eine tiefergehende und strukturierte Prüfung der Kassenvorgänge als dies in der Vergangenheit der Fall war.

Dies impliziert, dass das Finanzamt nicht lediglich die manipulationsfreie Nutzung der Registrierkasse überprüfen kann, sondern durch die im DSFinV-K Format strukturierten Daten auch die korrekte Verbuchung von Geschäftsvorfällen, wie z.B. Trinkgeld, überprüfen kann. Insofern geht die Kassensicherungsverordnung weit über die Absicherung von Bargeldumsätzen hinaus.

Der Steuerpflichtige muss einen DSFinV-K Export jederzeit für eine Prüfung durch die Finanzbehörde zur Verfügung stellen. Der DSFinV-K Export knüpft an den GoBD Export an, ist jedoch einheitlich strukturiert und deutlich umfangreicher.

Der GoBD Export reicht also ab dem 1.1.2020 nicht mehr aus, um die steuerlichen Anforderungen zu erfüllen.

Was ändert sich für mich?

Den Betreibern von Kassensystemen wird von Kassenherstellern Mut gemacht und versprochen, dass sich nicht viel für sie ändert. Das ist grundsätzlich auch korrekt. Die Hauptarbeit in der Umsetzung der KassenSichV liegt bei den Herstellern von Kassen und technischen Sicherheitseinrichtungen.

Dennoch ändert sich auch für die Betreiber von Registrierkassen einiges:

Die obigen Punkte gelten für alle Kassensysteme, die ab dem 1.1.2020 der KassenSichV entsprechen müssen. Für bestimme, wenige, Kassen gibt es Übergangsfristen. Die obigen Anforderungen entsprechen dem Kenntnisstand zum Datum der Veröffentlichung (vorläufige Version der DSFinV-K. Änderungen der Vorgaben sind möglich. Die obige Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Soll ich meinen Kassenhersteller kontaktieren?

Ja, fragen Sie ihn ob er sicherstellt, dass Sie mit Ihrem System weiterhin rechtskonform arbeiten können und ob er rechtzeitig ein Update bzw. Upgrade zur Verfügung stellen wird. Klären Sie auch, ob Sie die TSE selber in den USB Port oder SD Karten Port stecken werden, oder ob dies Ihr Kassenlieferant erledigt.

Falls eine Cloud TSE verwendet wird, klären Sie mit Ihrem Kassenanbieter, ob, wo und wann Sie einen Servicevertrag abschließen müssen.

Bitten Sie Ihren Kassenlieferanten, Ihnen rechtzeitig die Seriennummer Ihrer Kasse zur Verfügung zu stellen, so dass Sie die Kasse beim Finanzamt anmelden können.

Irrtümer

Häufig wird im Netz und in der Presse irrtümlich davon ausgegangen, dass Registrierkassen ab dem 1.1.2020 zertifiziert sein muüssen. Dies ist nicht der Fall. Lediglich die technische Sicherheitseinrichtung, die an die Kasse angeschlossen wird, muss zertifiziert sein.

Bei oberflächlicher Betrachtung werden oft elektronische Registrierkassen verwechselt mit nicht elektronischen offenen Ladenkassen. Die Anforderungen für die Anwendung weichen selbstverständlich voneinander ab, auch wenn es viele Gemeinsamkeiten gibt. Es bietet sich daher an, nicht allgemein von "Kassen" zu sprechen, sondern von "Registrierkassen", wenn die Gefahr einer Verwechslung besteht.

Häufig wird geschrieben, dass die KassenSichV am 1.1.2020 in Kraft tritt. Dies ist richtig gemeint aber formal falsch. Die KassenSichV ist am Tag ihrer Verkündung, das dürfte der 26.9.2017 gewesen sein, in Kraft getreten. Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen hingegen regelt in Artikel 2 die Anwendungszeitpunkte. Danach ist für bestimmte Kassen (wahrscheinlich die Mehrheit der Kassen in Deutschland, jedoch nicht alle), ab dem 1.1.2020 die Sicherheitseinrichtung vorgeschrieben.

Betrachten Sie Beiträge zu dem Thema, die nicht von Fachleuten geschrieben sind, insbesondere in Blogs, mit einer gesunden Skepsis. Fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater.

Die KassenSichV ist nicht gleichzusetzen mit einer Registrierkassenpflicht. Eine Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland nicht und sie ist derzeit nicht geplant.

Handlungsbedarf

Wenn Ihre derzeitige Kasse nicht zufällig zu den „GoBD konformen“ Geräten gehört, die sich aus bauartbedingten Gründen nicht upgraden lässt, dann müssen Sie ab dem 1.1.2020 eine Kasse verwenden, die der KassenSichV entspricht. Tun Sie das nicht, riskieren Sie hohe Strafen und eröffnen dem Finanzamt die Möglichkeit, Ihre Umsätze zu schätzen.

Für PC Kassensysteme besteht keine Übergangsfrist. Sie müssen nach aktuellem Stand ab dem 1.1.2020 der Kassensicherungsverordnung entsprechen.

Sie sollten also umgehend folgendes tun:

1.
Stellen Sie fest, ob Sie Ihre Kasse nach dem 25.11.2010 angeschafft haben, diese „GoBD konform“ ist und eine Aufrüstung auf die KassenSichV „bauartbedingt“ nicht möglich ist. Falls dies erfüllt ist, gilt für diese Kasse eine Übergangsfrist bis zum 1.1.2023. Es dürfte jedoch schwer zu beurteilen sind, ob die Kasse „bauartbedingt“ aufrüstbar ist oder nicht und ob sie GoBD konform ist. Es bleibt also ein gewisses Risiko. Am besten lassen Sie sich dies durch den Kassenlieferanten bestätigen.
2.
Erkundigen Sie sich bei Ihrem Kassenanbieter, ob er für Ihre Kasse rechtzeitig zum 1.1.2020 ein Upgrade auf die KassenSichV bereitstellen wird und was dieses kostet.
3.
Falls Sie Ihr Kassensystem wechseln möchten, fangen Sie rechtzeitig (mindestens 10 Monate vor dem 1.1.2020) mit der Planung an. Es ist abzusehen, dass die Kassenlieferanten ab Herbst 2019 Neukunden und selbst Bestandskunden nicht mehr hinreichend bedienen können, weil zu viele Kassen zu diesem Zeitpunkt ausgetauscht werden müssen.
4.
Bingen Sie Ihr neues Kassensystem rechtzeitig vor dem 1.1.2020 live. Wenn etwas mit dem Going Live nicht funktioniert, dann haben Sie keine Übergangsfrist. Jede Buchung mit der alten Kasse ist ab dem 1.1.2020 illegal.
5.
Wenn Sie jetzt ein neues Kassensystem anschaffen, lassen Sie sich vom Lieferanten zusichern, dass er rechtzeitig die KassenSichV Konformität bereitstellen wird.

Bewertung

Die Notwendigkeit der Einführung der Kassensicherungsverordnung basiert auf mangelhaften Kassensystemen, deren Lücken von Anwendern ausgenutzt wurden.

Dies ging soweit, dass einzelne Kassenhersteller öffentlich kundtaten, dass sie ihre Kassen nur verkaufen konnten, wenn ihr System die Möglichkeit der Löschung von Umsätzen zuließ.

Eine staatliche Regulierung war also nicht nur wegen der Sicherung der Steuereinnahmen notwendig, sondern auch für die Aufhebung von Wettbewerbsverzerrungen bei den Kassensystemen.

Rein technisch wären öffentliche Vorgaben nicht nötig gewesen, wenn sämtliche Kassenhersteller ihre Systeme von Anfang an manipulationssicher programmiert hätten.

Kleinstaaterei

Sehr zu bedauern ist, dass es die Finanzministerien der Europäischen Union verpasst haben, einheitliche Standards für die Fiskalisierung von Kassen zu erlassen. So existieren in der EU mehr als ein Dutzend unterschiedliche Systeme und Anforderungen. Es ist zu bezweifeln, dass es für jedes einzelne Land unterschiedliche faktische Notwendigkeiten gab. Die Sicherung von Kassentransaktionen dürfte mit jedem der in der EU eingeführten Systeme auf die eine oder andere Weise erfüllt sein.

Einheitliche Regeln hätten nicht nur Kosten für den Staat, die Kassenhersteller und die Kassenanwender gespart, sondern es hätte auch eine einheitliche Weiterentwicklung der Standards geben können.

Die unterschiedlichen Regelungen hemmen die Wirtschaft. Es ist für Kassenhersteller nur schwer möglich, ein Dutzend unterschiedlicher nationaler Vorschriften (in Landessprachen) zu verstehen, umzusetzen und laufend zu pflegen. Europa stellt seinen Softwareherstellern nationale Schranken in den Weg und überlässt die großen, noch weitgehend unregulierten Märkte, USA und China anderen.

Es ist zu erwähnen, dass auch von Seiten national agierender deutscher Kassenhersteller die Forderung nach einer Regulierung sicher nicht zuletzt die Wettbewerbsabschottung eine Rolle spielte. Leider ist dies rein national und kurzfristig gedacht, denn langfristig werden international die Kassenhersteller erfolgreich sein, die große Märkten bedienen und innovative Entwicklungen vorantreiben.

Auch der Handel und Gastronomie wird durch nationale Regelungen insgesamt in der Auslandsexpansion deutlich behindert. Kein Kassensystem beherrscht heute sämtliche nationalen Vorschriften in Europa. So entfällt häufig die Möglichkeit, das in Deutschland eingesetzte System auch in anderen europäischen Ländern zu verwenden.

Pragmatisch wäre gewesen, die erprobte Fiskalisierung aus Österreich zu übernehmen, die dort im Jahr 2017 eingeführt wurde. Das österreichische Modell ist wesentlich einfacher als das deutsche und sichert ebenso die Transaktionen von Kassen ab. Auch ist die österreichische Sicherheitseinrichtung günstiger in der Anschaffung. Die Umstellung in Österreich wurde im Gegensatz zu Deutschland von öffentlicher Seite sowohl finanziell als auch inhaltlich in vorbildlicher Weise unterstützt.

Timing

Es ist vorherzusehen, dass nicht alle Kassenhersteller bis zum 1.1.2020 Updates zur Verfügung stellen und diese bei allen Kunden ausgerollt haben werden.

Auch wird es bis zum 1.1.2020 voraussichtlich keine vollständig zertifizierten TSE geben. Die Zertifizierung müsste dann nachgeholt werden.

Unternehmen, die Ausschreibungspflichtig sind, haben heute keine Möglichkeit mehr, termingerecht eine Ausschreibung zu starten. In den Ausschreibungen der letzten Zeit war die zukünftige Konformität mit der Kassensicherungsverordnung i.d.R. nicht gefordert, wahrscheinlich, weil die Ausschreibenden sich dieser Anforderung nicht bewusst waren.

Brisanterweise betrifft dies auch staatliche oder staatsnahe Unternehmen und Betriebe.

Derzeit wird offenbar hinter verschlossenen Türen über eine Verschiebung um einige Monate nachgedacht.

Kosten

Viele Länder haben die Umstellung der Kassen finanziell bezuschusst. In Österreich z.B. mit EUR 200 pro Kasse. In Deutschland sieht das Finanzministerium keinen Anlass dazu.

Umwelt

Aufgrund der Belegerteilungspflicht und der längeren Belege mit den Signaturdaten wird der Papierverbrauch in Deutschland massiv steigen. Bei ca. 2 Millionen Kassen in Deutschland mit geschätzt 200 Buchungen pro Kasse pro Tag und einem geschätzten aktuellen Anteil an Belegausdrucken von 20% wird der TÄGLICHE Holzverbrauch um ca. 400 Tonnen pro Tag ansteigen. Das entspricht ca. 400 Bäumen, die TÄGLICH zusätzlich gefällt werden müssen unter der Annahme, dass kein Recyclingpapier verwendet wird. Das ist ca. 1 Promille der bereits bestehenden Holzproduktion.

Rechtsgrundlagen (kostenfreier Download)